Pourquoi un article pour classer et conserver les papiers de la famille a t’il sa place sur un site de finances personnelles ? Mettre en place une organisation efficace de vos documents administratifs vous permettra à tout moment de faire une démarche, exercer un droit ou un recours dans les délais et justifier vos paiements. Il est donc primordial d’avoir une organisation efficace pour éviter de perdre ses papiers, accumulé les retards de paiement et passer à côté de ses droits à cause de dossiers incomplets.
Par exemple, une mauvaise déclaration à la CAF peut vous coûter très cher : Fraude à la CAF : une dette qui peut coûter cher !
J’espère que ces quelques lignes vous auront convaincu de l’importance de classer et conserver les papiers de la famille. Peu importe, votre degré d’organisation actuelle (que vous soyez de ceux qui posent leurs papiers encore dans les enveloppes dans une boîte à chaussures ou que vous soyez un passionné des dossiers suspendus et des classements par date) cet article vous sera utile pour faire le tri, trouver une organisation optimale et prendre des habitudes durables.
Etape 1 : Trier pour conserver les papiers importants
Déterminer quels sont les documents importants
Tous les papiers ne sont pas importants et n’ont pas besoin d’être conservés. Il convient donc de faire le tri régulièrement pour ne garder que le nécessaire et éviter de remplir ses dossiers de papiers inutiles. L’objectif de cet article est vraiment de vous faire gagner en efficacité et en rapidité dans la gestion de vos démarches administratives. Il faut donc, dès le départ, faire un tri pour ne conserver que le nécessaire.
Plutôt que de vous faire un grand tableau contenant la liste des documents importants et leur durée de validité je préfère vous donner le lien du site officiel du gouvernement qui est mis à jour régulièrement et qui précise pour chaque type de document, sa durée de conservation. Voici le lien à consulter.
Jeter les documents devenus inutiles
Vous avez effectué un tri consciencieux de vos papiers et vous vous retrouvez avec une pile de documents devenus inutiles. Vous allez pouvoir les jeter, mais attention, pour éviter la récupération des informations importantes qu’ils contiennent (le vol d’identité ça arrive !) il est préférable de les déchirer en petits morceaux répartis en plusieurs poubelles ou de les offrir à un parent de confiance qui a une cheminée.
Etape 2 : Trouver l’organisation idéale pour ses papiers
Une organisation optimisée
Je vais être honnête, le premier classement sera le plus long et le plus fastidieux. Plus le laisser aller dans les tâches administratives de ces derniers mois, voire années, est important, plus vous aurez de travail la première fois. Pour vous y consacrer pleinement, bloquez une demi-journée rapidement, prévoyez une playlist, une boisson réconfortante, de l’espace et surtout d’être seul.
Un petit mot d’encouragement ? Chaque minute investie ce jour-là, sera du temps (le temps c’est de l’argent !) de gagné dans le futur ! Et oui, vous n’aurez plus à passer de longues minutes ou des heures à chercher des documents importants dès que vous en aurez besoin…
La clé d’un classement réussi réside dans sa simplicité.
Des domaines et des rubriques adaptés
Pour retrouver rapidement ses papiers, il faut les classer par domaines. Vous pouvez opter pour les domaines suivants :
- Famille
- Vie Professionnelle
- Immobilier
- Impôts
- Assurances
- Banque
- Voiture
- Santé
- Consommation
A l’intérieur de chaque domaine, vous pouvez ensuite créer des rubriques. Pour le domaine Immobilier vous pouvez faire des rubriques comme : Bail, Loyer, Eau, Electricité, Internet, Téléphone… Pour le domaine impôts, vous avez pouvez opter pour des rubriques par années (impôts 2017, impôts 2016…) ou pour des rubriques par type d’impôts (impôt sur le revenu, taxe d’habitation…). D’ailleurs, concernant les impôts saviez-vous qu’il est possible d’en demander le remboursement ? N’hésitez pas à lire notre guide pour payer moins d’impôts (catégorie Impôts) pour découvrir la marche à suivre.
Quelques règles pour vous aider à bien déterminer le nom et la quantité de sous rubriques nécessaires :
- Chaque papier que vous recevez ne doit avoir qu’un seul emplacement possible.
- Aucune rubrique « autres » ou « divers » ne doit faire son apparition !
- Trois niveaux de rangements maximum. Si vous créez trop de sous rubriques, il va falloir ouvrir un dossier puis 4 sous dossiers pour enfin pouvoir ranger la dernière facture ! Intenable à long terme…
Les domaines et les rubriques proposées ci-dessus peuvent être adaptées en fonction de vos besoins. Si vous vous sentez peu à l’aise à l’idée de classer et conserver les papiers de la famille, appuyez-vous sur les domaines proposés ci-dessus. Une fois tous vos documents classés vous allez vous rendre compte que certains domaines sont surchargés de papiers. Il faudra alors reprendre le domaine en question, et trouver des rubriques adaptées à vos besoins.
Des outils efficaces
La partie qui va suivre, contient des outils indispensables ou en tout cas, qui vont faciliter le classement de vos papiers.
Un bon organisateur de courrier 
Déposer tout son courrier dans un organisateur de courrier sans aucun tri, ne vous fera pas gagner du temps et n’améliorera pas votre organisation. A cette étape, vous pouvez déjà, effectuer un premier tri.
- S’il s’agit d’un courrier sans importance qui sera jeté par la suite, autant le jeter immédiatement plutôt que de venir encombrer son organisateur de courrier.
- S’il s’agit d’un document uniquement à conserver, vous pouvez le ranger directement dans le dossier concerné ou le déposer sur l’organisateur de courrier pour le classer plus tard.
- S’il s’agit d’un document qui nécessite une action particulière (réponse, envoi de pièces justificatives, …) mettez-le dans l’organisateur de courrier avec les autres documents nécessitant une action.
Choisissez des organisateurs de courriers ayant au moins deux compartiments. L’un pourra contenir les « documents à classer » l’autre les « documents à traiter » (c’est à dire nécessitant une réponse). Vous pouvez cliquer sur la photo de chaque objet pour en savoir plus.
Passons maintenant au classement proprement dit. Plusieurs méthodes existent, il va falloir trouver celle qui vous semble la plus adaptée à vos besoins et à l’espace dont vous disposez pour classer et conserver les papiers de la famille.
Les méthodes de classement
Il existe deux méthodes de classement des papiers qui ont particulièrement fait leurs preuves :
- La méthode des classeurs
- La méthode des dossiers suspendus
Pourquoi ne pas avoir présenté la méthode des range revues ? Parce qu’elle présente plusieurs inconvénients. Si l’un des portes revues n’est pas assez plein, les papiers ont tendance à glisser et se retrouver tout pliés, en un rien de temps. Il est difficile de créer des rubriques facilement identifiables, dans un range revues. Les petits documents plus lourds (talon de chéquier, livret de famille) auront tendance à rester au fond du range revue quand vous sortez un dossier. La seule fonction que j’ai trouvé aux portes revues est le rangement des modes d’emplois. Ils ont tous un format (taille et épaisseur) différent ce qui rendait leur rangement en dossier suspendus ou en classeurs peu pratique. Petite astuce, avant de conserver une notice, vérifiez qu’il n’est pas possible de l’obtenir à tout moment, sur le site du fabricant. Si vous avez trouvé un moyen optimal de conserver et classer les papiers de la famille dans des portes revues partagez le en commentaire !
La dématérialisation
Aujourd’hui la plupart des organisations publiques et des entreprises proposent de garder vos documents dans un coffre électronique accessible par un identifiant et un mot de passe en ligne. C’est un moyen efficace de conserver une bonne organisation, si vous avez tendance à perdre des documents importants ou à vous sentir submergés par les papiers. Il suffit bien souvent, d’en faire la demande pour profiter de ce service gratuitement. Soyez attentifs à la sécurité du mot de passe choisi pour accéder à ces documents. Veillez à conserver vos mots de passe dans un endroit sûr. La dématérialisation est un moyen complémentaire efficace pour classer et conserver les papiers de la famille.
Etape 3 : Prendre des habitudes durables
Maintenant, que vous savez comment classer et conserver les papiers de la famille, reste à prendre de bonnes habitudes pour ne plus se laisser déborder.
La régularité
Que vous aimiez ou non vous occuper des tâches administratives, il va falloir y consacrer un peu de temps régulièrement. La régularité est importante pour ne pas passer à côté d’une demande urgente ou d’un paiement à faire sans délai.
Tout comme le ménage doit être effectué régulièrement, le « ménage administratif » doit aussi être effectué à la même fréquence. Certains choisirons d’y consacrer une heure par semaine, d’autres préféreront 5 à 10 minutes par jour.
Le traitement complet
Prendre connaissance de son courrier et le déposer sur une pile « à traiter » c’est un bon début mais c’est loin d’être suffisant. Il va falloir traiter complètement chaque pli reçu, en effectuant les démarches nécessaires. Si vous avez décidé de vous consacrer à vos papiers une fois par semaine, vous pouvez chaque fois que vous recevez un courrier inscrire sur une liste les actions à mener. A la fin de la semaine, vous pourrez alors classer rapidement les papiers et effectuer les démarches nécessaires par ordre de priorité. Si vous avez décidé de vous consacrer à vos papier 5 à 10 minutes par jour, effectuer les démarches nécessaires promptement.
Les astuces en plus
Les papiers les plus importants (carte d’identité, attestation de carte vitale, …) sont des justificatifs régulièrement demandés. Pour se faciliter la vie, il suffit de les photocopier en 3 ou 4 exemplaires d’avance et de les conserver à part des originaux, dans un lieu sûr et facile d’accès. Sur le même principe, il est utile d’avoir plusieurs RIB d’avance.
Pour vous faciliter la gestion de votre courrier, n’hésitez pas à créer un petit kit administratif à portée de main. Il pourra contenir un lot d’enveloppes et de timbres d’avance, votre chéquier, des RIB, des stylos (noirs ou bleus qui fonctionnent…) et des trombones ou une agrafeuse par exemple.
Si vous remarquez que vous effectuez régulièrement la même démarche, essayez de vous simplifier la vie au maximum. Si vous déposez souvent des chèques prenez des bordereaux d’avance à la banque. Vous envoyez souvent des recommandés ? Demander une petite pile de bordereau au bureau de poste et préparez les chez vous, vous gagnerez du temps ! Vous recevez chaque, une facture à payer ? Adopter un paiement automatique (virement ou prélèvement par exemple) ou si vous voulez continuez d’envoyer un chèque, préparez à l’avance l’enveloppe avec le nom du destinataire et le timbre, par exemple.
Combien de temps faut-il conserver ses papiers ?
Le délai varie en fonction du type de document. Certains documents doivent être conservés à vie alors que d’autres ont une durée de vie plus limitée prévus par la réglementation.
Les documents à conserver de façon permanente
- Voici une liste des documents à conserver en lieu sûr sans limite de durée :
- état civil
- jugements (adoption, divorce,…)
- contrats de mariage
- livrets de famille
- diplômes
Les documents à conserver pour une durée limitée
Voici les documents qui doivent être conservés pour une durée précise :
- 1 an : factures de téléphone fixe, mobile et abonnement internet, avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation)
- 2 ans : documents relatifs à l’assurance (quittance, avis d’échéance, contrats,…etc)
- 3 ans : quittances de loyer, contrats de location, états des lieux, déclaration de revenus, avis d’imposition, et justificatifs dans le cadre de l’imposition
- 5 ans : factures d’électricité, gaz, eau, preuves de paiements de charges de copropriété, correspondance avec le syndic et procès-verbaux des assemblées générales de copropriété.
- 10 ans : contrats d’assurance vie
Les documents à conserver jusqu’à un évènement précis
- Bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail jusqu’à la liquidation de la retraite.
- Attestations pôle emploi jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage
💬 Et vous, comment faites-vous pour classer et conserver les papiers de la famille ?
Consultez les articles suivants pour faciliter la réalisation de certaines démarches administratives :
- Assistance juridique gratuite, avocat gratuit… | Le Guide complet
- Le non recours aux aides sociales | Ces aides non réclamées gâchées !
- Courriers types | Des centaines de modèles gratuits et fiables
- 7 conseils efficaces pour réduire ses frais d’impression
- Fin du Ticket de Caisse | 5 conseils pour protéger son budget
