Le guide pour faire ses comptes sur Excel

Suivre un budget sur Excel présente de nombreux avantages mais peut sembler difficile de prime abord quand on n’utilise pas ce logiciel régulièrement. Rassurez-vous, inutile d’être comptable pour mettre la puissance d’Excel au service de son budget ! Le logiciel Excel créé par Microsoft devient dès 1992, la référence des tableurs. Aujourd’hui, bien que de nombreux tableurs équivalents soient disponibles sur le marché, il reste le plus complet. Cet outil permet de créer des tableaux sur mesure avec des calculs automatisés (des plus simples aux plus complexes) mais aussi d’ajouter des graphiques et des outils de recherches ou de tri de données. Si vous cherchez un tableau Excel Budget, je vais vous donner une multitude de conseils pratiques pour créer le vôtre ou trouver le modèle adapté à vos besoins. Faire ses comptes sur Excel devient simple et rapide !

Faire ses comptes sur Excel en pratique

Gérer ses comptes avec un budget Excel nécessite autant de régularité et de bonnes habitudes qu’avec n’importe quel autre type de budget. Le principal avantage c’est que si le tableau Excel Budget a été bien pensé en amont vous aller gagner du temps et avoir vraiment un budget efficace et sur mesure.

L’importance du Budget prévisionnel Excel

Parmi les conseils que je donne régulièrement sur le site pour gérer son budget, il y a souvent l’idée d’anticiper plutôt que d’arriver à la fin du mois avec de mauvaises surprises. L’avantage d’Excel c’est qu’il est simple et rapide de faire des simulations. A l’aide d’un budget prévisionnel Excel on peut noter, effacer, recommencer, répartir, reprendre…etc en quelques clics. Je vous conseille donc fortement de choisir un modèle budget Excel avec une partie consacrée aux prévisions et simulations.

Je vous conseille de préparer un budget prévisionnel avant même que le mois commence. Ensuite, pour que le budget devienne un vrai outil au quotidien, il faut dans la mesure du possible, s’en tenir à ses prévisions tout au long du mois.

Si vous créez vous même votre modèle budget excel, je vous conseille de créer votre budget prévisionnel en même temps que votre budget mensuel et de faire en sorte de pouvoir les visualiser en sur la même page voire dans le même tableau.

Excel reste l’outil le plus adapté pour se créer un budget familial sur mesure, adapté à ses besoins et ceux de sa famille. Il permet aussi de gérer un budget en particulier pour un événement (mariage, vacances…etc).

Les photos d’illustrations de cet article sont issues du budget excel que j’ai créé pour vous !

Dans le budget excel de dmepp.com le budget prévisionnel annuel permet de prévoir toute son année en quelques minutes. Ensuite, chaque mois, les prévisions peuvent être adaptées en fonction des besoins et apparaissent dans le budget mensuel. Une colonne « bilan » permet tout au long du mois de voir la différence entre les prévisions en début de mois et la situation au jour le jour pour réajuster si nécessaire.

Faire ses comptes sur excel tout au long du mois

L’idée c’est de savoir exactement quel montant est disponible dans chaque catégorie. Par exemple si 400€ étaient prévus pour l’alimentation pour le mois, dès les premières courses de 87€ je note le montant et je sais qu’il ne me reste que 313€. La semaine suivante si je dépense 257€ il ne me restera plus que 56€. Je pars donc faire les courses en sachant exactement de quel montant je dispose. Quand arrive la fin du mois, je suis beaucoup moins tentée de piocher dans une autre catégorie pour racheter des yaourts !

Pour rendre l’utilisation d’un budget excel efficace, il n’y a pas de secret, il faut être régulier et précis. Même si ce logiciel est surpuissant et fait des calculs impressionnants, pour devenir un vrai outil de gestion du budget, il lui faut régulièrement mettre à jour les données. Il faut donc prendre l’habitude de saisir le montant exact de ses dépenses, ses revenus, ses dettes, son épargne.

Comment créer un budget avec Excel ?

Etape 1 : Ouvrir un classeur vierge et réfléchir à l’organisation des données

Quand vous ouvrez Excel, un tableau avec des cases uniformes et vierges apparaît. La première étape consiste à réfléchir à l’organisation des informations que vous envisagez dans votre tableau excel budget. Il faut d’abord réfléchir aux « en têtes » c’est à dire les données qui vont apparaître en tête de chaque ligne ou colonne. Une fois la répartition des données établies nommer l’entête (mois de l’année, compte, date, montant, total…etc)

Etape 2 : Améliorer la présentation du fichier pour faciliter son utilisation

Si vous laissez vos tableaux sans aucune mise en forme, la lecture des données va être plus difficile. Il est beaucoup plus agréable d’ajouter des contrastes et de bien matérialiser les différentes cases. Sur Accueil > Police vous avez la possibilité de modifier la couleur de remplissage, la police (taille, gras, italique, couleur…) et les bordures de votre tableau (épaisseur, style de bordure, couleur…).

Souvent pour gérer son budget sur Excel, il est préférable de répartir l’information dans plusieurs tableaux distincts. Par exemple, un pour le budget excel prévisionnel, l’autre pour le budget excel mensuel et un dernier pour le budget excel annuel. Pour éviter de se retrouver avec une trop grande masse d’informations sur un même tableau, je vous conseiller d’utiliser plusieurs feuilles de calculs.

Dans Excel, vous pouvez facilement insérer, renommer et supprimer des feuilles de calcul dans votre classeur découvrez la méthode ici sous la forme d’une vidéo.

Etape 3 : Ajouter des formules pour automatiser les calculs

La formule de base la plus utile dans la création d’un budget est la somme automatique. Elle permet d’additionner des colonnes ou des lignes entières de données en un clic. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez que le total de votre addition apparaisse et cliquez sur Accueil > Somme Automatique (Le logo ∑) cliquez sur entrée et le tour est joué ! Pour un tutoriel détaillé et une vidéo, consultez cette page.

L’autre avantage majeur d’Excel est sa capacité à trier et classer les données. Pour vous permettre de retrouver facilement une opération ou toutes les dépenses d’une catégorie en particulier, c’est simple. Il vous suffit de sélectionnez une cellule (je vous conseille de choisir les entêtes de votre tableau excel budget) et de sélectionner Données > Filtrer. Une petite flèche apparaît, elle va vous proposer différentes possibilités de tri ou classement des données. Cela vous permettra de masquer temporairement certaines données pour vous concentrer sur les opérations qui vous intéressent vraiment. Vous pouvez également effectuer des comparaisons. Pour un tutoriel détaillé et une vidéo, consultez cette page.

Enfin, pour gagner du temps dans la création de votre tableau excel budget, utilisez la puissance d’Excel pour en faire le moins possible. Par exemple, si vous voulez sur une ligne indiquer les mois de l’année, écrivez janvier dans la première colonne, puis février dans la deuxième. Ensuite, sélectionnez ces deux cellules puis placez votre souris dans l’angle en bas à droite de de la deuxième cellule, une petite croix apparait. Cliquez et maintenez la pression sur le bouton de votre souris, en la faisant le long de la ligne ou de la colonne. Les mois de l’année apparaissent automatiquement.

En suivant, exactement le même procédé vous pouvez cliquer sur une cellule et copier son contenu sur toute une ligne ou une colonne. Si vous souhaitez qu’Excel poursuive une série logique (comme les mois de l’année) sélectionnez au moins deux cellules de départ pour que le logiciel « comprenne » la logique.

Etape 4 : Tester son budget excel avant utilisation

Une fois que votre tableau excel budget contient les informations et les calculs automatisés qui vous plaisent, je vous conseille de faire une dernière étape. Remplissez-le avec des données toutes simples comme des 1 ou des 10 pour vérifier d’un seul coup d’œil que vos formules fonctionnent bien et ne présentent aucune erreur.

Vous pouvez également préciser à Excel de quel type de données chaque colonne ou ligne est constitué pour voir apparaître la présentation et les symboles adéquats. Par exemple, un signe € pour les montants et % pour les pourcentages. Dans Accueil > Nombre.

Etape 5 : Ajouter des graphiques (optionnel)

C’est optionnel mais vraiment utile ! Sur Excel, vous pouvez facilement ajouter des graphiques à vos tableaux pour rendre la lecture des données plus agréable et rapide. Pour cela rien de plus simple, sélectionner le tableau contenant les données de base pour la création du graphique puis cliquez sur Insertion > Graphiques recommandés. Excel va alors analyser vos données et vous proposer les graphiques les plus adaptés. Un aperçu de tous les graphiques proposés apparaît pour vous aider à faire votre choix.

Utiliser un modèle budget Excel disponible en ligne

Personnellement, j’utilise Excel depuis que je sais utiliser un ordinateur quasiment. C’est un logiciel qui m’a accompagné durant toutes mes études en économies et gestion quand il fallait faire des exercices de comptabilité ou trier un grand nombre de données pour en tirer des statistiques intéressantes.

J’ai toujours utilisé Excel pour gérer mon budget, faire des comparatifs de devis, trier des informations, gérer mon entreprise, créer les simulateurs sur le site…etc. Après avoir lancé le site dmepp.com, j’ai tout de suite pensé qu’il faudrait développer un budget Excel. J’ai donc fait une liste de toutes les fonctionnalités qui me semblaient indispensables. Le moins que l’on puisse dire, c’est que je n’ai pas fait dans la simplicité ! Du coup, j’ai mis plusieurs mois avant de développer un premier modèle, puis un second, puis remodifier le premier en ajoutant quelques fonctionnalités du deuxième… etc.

Je voulais qu’il s’adapte à toutes les familles et qu’il soit donc personnalisable. Aujourd’hui, il permet de choisir 8 catégories de revenus, 8 catégories d’épargne et 25 catégories de dépenses entièrement personnalisables. Il fallait aussi pouvoir suivre plusieurs comptes pour les familles qui ont par exemple des comptes séparés. C’est fait, puisqu’on peut gérer son budget avec jusqu’à 8 comptes différents ! Il était important pour moi que les calculs soient entièrement automatisés et que l’utilisateur saisissent les opérations une seule et unique fois. Ce fut le plus difficile. Il a fallu que chaque opération soit bien reportée à la bonne date, sur le bon compte dans la bonne catégorie, sur plusieurs tableaux différents. Enfin, il fallait pouvoir visualiser le solde des comptes, un budget prévisionnel, mensuel mais aussi annuel, avoir des tableaux mais aussi des graphiques…etc dans une interface claire, facile à comprendre, agréable à consulter !

Les retours des premiers utilisateurs ont permis d’ajouter de nouvelles fonctionnalités. La plus intéressante selon moi c’est la possibilité en 2-3 clics de trier les données ou retrouver une opération parmi des milliers. C’est tellement pratique ! Enfin, pour être sûre que chacun des utilisateurs puisse l’utiliser à 100%, j’ai décidé de réaliser une dizaine de vidéos pour expliquer en images chaque fonctionnalité. L’accès à ces vidéos est offert, à tous les utilisateurs du budget Excel.

Aujourd’hui, des centaines de familles l’utilisent au quotidien bien au-delà des frontières de la France. Et la plupart des clients achètent la nouvelle version chaque année, dès sa sortie !

Les alternatives à un tableau Excel Budget

Même si à titre personnel, j’aime beaucoup Excel, je ne le conseille pas à tous mes clients en coaching. Il faut vraiment trouver une méthode adaptée à ses besoins pour gérer son budget avec un minimum d’efforts. Trouvons ensemble la méthode qui vous convient !

Voici plusieurs méthodes pour gérer son budget, qui peuvent être utilisées sur Excel :

• Méthode Budget 50-20-30
• Budget Base zéro
• Kakeibo : La méthode japonaise
• Budget 60%
• Le système par catégories

💬 Alors, que pensez-vous de ces conseils pour faire ses comptes sur Excel ? Avez-vous des questions ? N’hésitez pas à partager votre expérience !