Comment organiser une fête de folie avec un petit budget ? Créer une décoration et une bonne ambiance sans se ruiner ? Comment proposer à boire et à manger pour autant de personnes sans exploser son budget ? Je vous proposer une sélection de conseils et d’astuces pour organiser une fête réussie à petit prix !
La date
Bon il y a des fois ou la date s’impose d’elle-même et dans ce cas vous pouvez tout de suite passer à la suite :-). Dans d’autres cas, plutôt que de passer une après-midi au téléphone pour réussir à trouver la bonne date, qui convient un peu près à tout le monde, on se simplifie la vie !
Vous connaissez doodle.com ? C’est gratuit, simple et pratique ! Vous créez un événement, vous proposez différents créneaux et dates et vous envoyez ça par mail à vos amis avec une date limite de retour. Il leur suffira de cocher leurs disponibilités. Simple pour eux et pour vous ! A la date convenue vous pourrez d’un seul coup d’œil déterminer le meilleur jour pour votre événement. Rentrons maintenant dans le vif du sujet : Comment organiser une fête sans se ruiner ?
Certaines périodes de l’année sont particulièrement chargées par les événements notamment le printemps et l’été pour les mariages, la fin d’années pour les fêtes…etc. Si vous pouvez organiser votre fête hors de ces périodes, vous pourrez surement réduire les coûts.
Certaines périodes de l’année sont particulièrement chargées par les événements notamment le printemps et l’été pour les mariages, la fin d’années pour les fêtes…etc. Si vous pouvez organiser votre fête hors de ces périodes, vous pourrez surement réduire les coûts.
Les invitations
Avant de lancer les invitations, il va falloir faire une liste d’invités. Vous avez deux choix : inviter un maximum de personnes (pour éviter la déception des non invités) quitte à avoir des personnes que vous n’appréciez guère et qui ne contribueront pas à une bonne ambiance. Ou alors organiser une fête en comité restreint et inviter uniquement vos amis, vos proches, les plus fidèles avec lesquels vous savez que vous passerez une incroyable soirée.
Différents sites proposent des invitations dématérialisées du plus bel effet. La publication de l’événement sur vos réseaux sociaux et aussi possible à condition que vos amis y soient aussi inscrits. Vous pouvez trouver l’inspiration pour la création de vos invitations sur le site Canva. Je l’utilise en version professionnelle pour créer tout le contenu visuel du site, mais vous pouvez l’utiliser simplement dans la version gratuite qui est déjà une source formidable d’inspiration. Si vous êtes attachés à l’invitation papier deux options.
Si vous avez un peu de matériel et que vous aimez le Do it yourself. Dans ce cas, laissez parler votre créativité !! Faites-vous plaisir avec de beaux papiers, des découpages originaux, des tampons…
Si vous êtes pressé et que vous avez un budget limité. Dans ce cas, plutôt que l’impression de cartes souvent coûteuses, pensez à un tirage photo original. Les sites proposant le développement de photos à moindre coût se multiplient. Je vous ai trouvé une offre de bienvenue avec 150 tirages offerts juste ici ! Parfois vous ne payerez que les frais de port. Vous pouvez faire apparaître toutes les informations utiles sur la photo [imprimée mat c’est mieux] ou les ajouter au dos de la photo. Un lot d’enveloppes et le tour est joué !
Le lieu
L’option gratuite est d’utiliser son domicile. S’il est possible de pousser un peu les meubles et de créer un espace assez vaste pour que tous vos invités soient à l’aise sans indisposer vos voisins, pourquoi pas ? En théorie, il faut compter 2 personnes debout par m². Si, en plus, on veut danser sans s’étouffer ou se bousculer, il faut compter 1 personne par m², soit 30 personnes dans un salon de 30 m².
Sinon, la location de salle auprès de la mairie est envisageable. Les mairies louent souvent plusieurs types de salles de tailles et de configurations différentes. Des options vaisselle et ménage peuvent aussi être proposées, selon vos besoins. Les salles sont en général, louées moins chères pour les résidents de la commune que les personnes extérieures. Donc, adressez-vous en priorité aux communes où vous et vos amis habitent.
Et pourquoi ne pas privatiser un lieu sympa ? Parfois, les options location de salle + vaisselle, location de matériel de sonorisation, traiteur et décoration peuvent vite représenter un coût plus important que la location d’un lieu où tout cela est compris. Renseignez auprès des restaurants, bars, bowling…que vous et vos amis fréquentez habituellement. Mettez bien par écrit vos conditions de manière précise (heure de départ, musique, privatisation totale ou partielle, consommations…).
La décoration
Soigner la décoration permet de mettre ses invités dans une ambiance festive. La première chose à faire est de se fixer un budget précis pour ce poste de dépenses et de choisir un thème ou au moins 2-3 couleurs pour la décoration.
Pour éviter les frais coûteux, les ballons gonflés à l’hélium ou sous forme de compositions type arches restent un must have. C’est peu coûteux, volumineux, bien visible et en plus ça plait énormément aux enfants.
Vous pouvez aussi investir dans quelques nappes et serviettes qui correspondent à vos couleurs ou votre thème et qui donneront le ton immédiatement. Vous pouvez également créer quelques éléments de décoration DIY ou opter pour l’achat d’occasion sur les sites comme le Bon Coin.
Pour une décoration de fête pas chère pensez également aux sites comme Aliexpress ou Amazon qui proposent des kits déco à moins de 10€.
Si vous avez vraiment peu de moyens à consacrer à la décoration, vous pouvez aussi demander à vos invités de se déguiser ! Donnez un thème précis mais simple et facile à trouver pour que les invités puissent jouer le jeu. Ainsi, vos convives seront plus concentrés sur le déguisement de leur voisin à table que sur la décoration autour de l’assiette.
Manger
Comment organiser une fête sans se ruiner avec le budget alimentation ? Traiteur ou bonne franquette ? Dans les deux cas, les conseils qui suivent peuvent vous être utiles.
Si vous décidez de mettre vos amis à contribution demandez à une personne de confiance de s’occuper de la répartition des plats et boissons. Faites une liste de l’ensemble de vos besoins (15 bouteilles de soda, 8 entrées dont 4 salades, 2 quiches …etc.) De cette manière votre ami pourra précisément répartir vos demandes et éviter d’avoir beaucoup à boire et pas grand-chose à manger. Si vous connaissez « les spécialités » de vos amis, n’hésitez pas à leur demander d’apporter ce produit en particulier.
Si vous préférez faire appel à un traiteur, regardez les offres proposées par la grande distribution. Les prix sont intéressants, seul bémol, il faut aller chercher les produits en magasin. Si vous voulez être livrés et disposez d’un congélateur conséquent pensez aux enseignes qui livrent à domicile gratuitement et propose un grand choix de produits traiteur.
Autre option, le food truck particulièrement indiqué si vous faites une fête en extérieur. Il suffit de contacter un food truck que vous croisez régulièrement près de chez vous ou en rechercher un sur internet. Une idée originale et parfois intéressante financièrement. Vous pouvez aussi louer un barbecue professionnel pour proposer à vos amis un repas extérieur apprécié de tous.
Pour optimiser votre budget alimentation et faire le plein de bons de réductions rendez-vous dans la catégorie Alimentation du site !
Boire
Comment organiser une fête sans se ruiner quand il faut acheter des boissons souvent coûteuses ? Si vous avez prévu votre fête longtemps à l’avance vous pourrez peut-être profiter des offres promotionnelles saisonnières de la grande distribution qui permet d’acheter de l’alcool et des boissons au meilleur prix.
Si vous avez peu de temps, pensez aux petits producteurs. En allant directement se ravitailler auprès du producteur, il est possible d’obtenir de bonnes ristournes. Pour les jus de fruits, sodas et autres boissons sans alcool, n’hésitez pas à profiter des bons de réduction sur ces produits et à les acheter dans des magasins discount qui proposent aussi les grandes marques. Les marques distributeurs sont une bonne idée pour réduire les coûts.
La musique et l’animation
Oubliez le DJ, trouvez votre playlist déjà toute prête en fonction de vos goûts sur internet. Si vous avez un compte Deezer ou Spotify, profitez d’une playlist toute faite en tapant « soirée » ou un style musical comme « jazz » « électro »…pour qu’un ensemble de titres apparaissent.
Pour louer du matériel permettant de transformer une simple salle des fêtes en piste de danse, renseignez-vous auprès de votre hypermarché. Certains louent tout le matériel nécessaire. N’hésitez pas à regarder également les annonces en ligne sur leboncoin ou des sites proposant des services de location entre particuliers.
Sinon, pourquoi ne pas faire venir un groupe qui joue de la musique live ?! Le tarif, peut être très variable en fonction du groupe, sa notoriété, le matériel… Si parmi vos proches, il y a des musiciens, pourquoi ne pas leur demander de jouer durant la soirée ? Même si l’achat de matériel de musique s’avère indispensable pour pouvoir proposer leur musique en public, vous rentrerez sûrement dans vos frais.
Vous pouvez demander à une amie de créer un stand de maquillage pour enfants. Un autre de faire quelques tours de cartes ou des jeux qui mettent en concurrence les tables et poussent les convives de chaque table à faire connaissance.
Cadeaux et cagnottes
S’il est prévu de faire un ou plusieurs cadeaux durant la fête, n’hésitez pas à créer une cagnotte en ligne et indiquez le lien directement sur les invitations. C’est simple et rapide ! J’ai comparé plusieurs sites de cagnotte en ligne pour vous aider dans votre choix ici : Quelle cagnotte en ligne choisir ? | 7 conseils utiles avant de se lancer !
Pensez également aux cadeaux personnalisés qui peuvent marquer l’événement. Vous trouverez de nombreuses idées créatives et originales sur les sites comme cadeaumaestro ou cadeaux.
Si vous souhaitez organiser un mariage, consultez également l’article : Un mariage parfait avec un petit budget c’est possible !
Si vous souhaitez plutôt organiser une fête pour enfants, consultez cet article : Comment organiser une fête pour enfants sans se ruiner ?
💬 Et vous c’est quand votre prochaine fête ? Comment organiser une fête sans se ruiner ?
